구글 닥스(Google Docs)란 구글에서 제공하는 웹 기반의 서비스로 문서를 작성하고 저장하며 관리까지 가능한 서비스를 뜻합니다. 웹상에서 실시간으로 쉽고 편리하게 문서를 관리하고 원하는 상대방과 공유할 수 있기 때문에 실제로 많은 분들이 구글닥스를 이용하고 있는데요! 그렇다면 지금부터 올레 스마트 지니어스가 여러분께 구글 닥스의 기본 활용법들을 소개해 드리도록 하겠습니다! 스마트폰으로 언제 어디서나 문서 확인과 수정작업이 가능한 구글닥스 활용법! 지금부터 알아볼게요~^^
PC에서 작성한 문서들을 업로드 해보자!● PC와 스마트폰에서 구글 드라이브에 들어가는 방법
구글 닥스를 사용하시기 위해선 인터넷을 통해서 파일을 저장하고 제어할 수 있는 구글만의 클라우드 저장 서비스인 구글 드라이브를 통해 들어가셔야 하는데요! 그렇다면 먼저 PC로 구글 드라이브에 들어가는 방법을 알려드리겠습니다.
먼저 구글 사이트(http://www.google.com)에 접속하신 후 로그인을 하신 후 빨간색 사각형으로 표시된 아이콘을 눌러주시면 여러 가지 아이콘들이 뜨는데요. 여기서 ‘드라이브’라고 새겨진 아이콘을 눌러주세요!
아이콘을 누르면 이렇게 구글 드라이브에 접속한 화면을 볼 수 있습니다.
또한, 스마트폰으로도 구글 드라이브에 쉽게 접속하실 수 있습니다. 인터넷에 들어가셔서 PC로 접속하는 방식과 마찬가지로 구글 사이트에 접속하신 후 왼쪽 상단에 있는 아이콘을 누르셔서 드라이브 아이콘을 눌러 접속하시면 됩니다!
추가로 ‘google 드라이브’라는 이름의 앱도 있답니다. 안드로이드폰은 ‘플레이스토어’, 그리고 아이폰은 ‘앱스토어’에서 ‘google 드라이브’를 검색하셔서 설치하시면 똑같은 기능을 이용할 수 있습니다! 앱을 이용하면 좀 더 편리하겠죠?
● 드라이브에 파일 업로드하는 방법
구글 드라이브를 이용하면 온라인 상으로 원하는 파일을 쉽게 저장할 수 있으며, 엑셀, 파워포인트 같은 오피스 종류의 파일 경우는 수정까지 가능하다는 장점도 있습니다. 그렇다면 구글 드라이브에 파일을 어떻게 업로드 하는지를 알려드리겠습니다.
먼저 구글 드라이브 초기화면에 들어가시면 ‘만들기’ 버튼 옆에 위로 향하는 모양의 화살표 버튼을 보실 수 있습니다. 이 버튼이 바로 업로드 버튼입니다. 이 버튼을 누르고 올리고자 하는 문서의 종류(파일, 문서)에 따라서 파일/폴더를 선택해주세요!
올리고자 하는 파일을 선택하시면 파일이 구글 드라이브에 업로드 된 것을 보실 수 있습니다!
이렇게 업로드가 되면 공유 기능을 통해서 어떤 기기(컴퓨터나 패드 그리고 스마트폰)에서나 쉽게 업로드한 문서를 확인할 수 있답니다! 다른 사람과 공유하는 방법은 밑에서 설명해 드리겠습니다.
워드, 프리젠테이션, 스프레드시트, 설문지를 만들어보자!● 워드, 프리젠테이션, 스프레드시트 문서를 만드는 방법
컴퓨터로 구글 드라이브에 들어가면 화면과 같이 왼쪽에 빨간색으로 ‘만들기’라는 버튼이 있습니다. 이 버튼을 클릭해주세요!
만들기를 선택하시면 화면과 같이 버튼 밑으로 폴더 / 문서 / 프레젠테이션 / 스프레드시트 / 양식 / 그림이 하위 항목으로 나옵니다. 여기에서 문서와 프레젠테이션, 스프레드시트를 각각 선택하시면 이제 우리가 원하는 워드와 프레젠테이션, 스프레드시트 문서를 만들 수 있게 됩니다!
문서를 선택하게 되면 화면과 같이 워드 문서를 만들 수 있게 됩니다.
프레젠테이션을 선택하면 화면과 같이 프레젠테이션 문서를 만들 수 있게 되는데요! 독특한 것은 프레젠테이션 문서는 가장 먼저 테마를 지정해서 선택할 수 있게 되어있습니다.
저는 모던을 선택했는데요, 이렇게 테마 별로 다양한 느낌을 나타낼 수 있으니 편리하겠죠?
마지막으로 스프레드시트를 선택하게 되면 화면과 같이 엑셀 파일이 쉽게 만들어집니다.
문서들을 만들다 보면 모두 ‘제목 없는’ 문서, 프레젠테이션, 스프레드시트라고 나오게 되는데요, 이 부분을 선택하시면 화면과 같이 이름을 바꿀 수 있는 창이 나옵니다. 여기에서 원하시는 대로 문서의 성격에 맞게 제목을 변경해주세요.
이름이 변경된 것이 보이시나요?
기존 제목 부분뿐만 아니라 탭 부분도 제목이 변경되어 문서를 알아보기 쉽도록 해줍니다.
● 설문지 만드는 방법
요즘 주변 친구분들이나 지인분들에게 ‘설문 좀 해달라’는 메시지를 많이 받으실 거에요! 이 설문지는 대부분 구글 닥스를 통해서 만들어지는데, 그 설문지를 만드는 법을 알려드리겠습니다.
먼저 구글 드라이브를 위에 설명해 드렸던 것처럼 들어가 주시면, 업로드 아이콘 옆에 만들기라는 버튼이 있습니다. 그 버튼을 눌러주시고 하위로 내려오는 여러 가지 버튼 중 양식 버튼을 눌러주세요!
그러면 여러 가지 설문 양식이 뜨게 됩니다. 설문 양식은 본인의 취향에 맞게 다양한 배경을 선택할 수 있는데, 저는 기본 양식으로 만들어 보겠습니다.
그 다음 단계는 설문을 입력하는 단계입니다. 질문과 객관식 답변을 밑에 작성해 주시고, 완료를 눌러주시면 문항이 추가됩니다.
항목 추가를 누르셔서 문항을 더 늘리실 수도 있습니다.
그리고 양식 보내기를 눌러 주신 후 링크 주소를 복사하시면, 설문지를 다른 사람들과 공유를 할 수 있게 됩니다.
드라이브 내의 문서를 공유해보자!● 작성한 문서들을 다른 사람들에게 공유하는 방법
문서 왼쪽 최상단에 있는 파란색 ‘공유’ 버튼을 선택하시면 화면과 같이 ‘공유 설정’이라는 창이 뜨게 됩니다. 기본 공유 설정은 비공개로 소유자와 소유자가 지정한 특정인만 액세스할 수 있게 되어있습니다. 여기에서 빨간색으로 표시된 ‘변경’을 선택해 주세요.
변경을 선택하게 되면 화면과 같이 ‘공개 옵션’이 나오게 됩니다. 웹에 공개를 선택하게 되면 검색을 통해 모든 사용자가 찾아 액세스 할 수 있게 되며, 링크가 있는 모든 사용자에게 공개를 선택하게 되면 검색은 불가하지만, 링크가 있는 모든 사용자에게 공개됩니다.
이 두 가지는 선택을 하게 되면 로그인을 하지 않아도 공유할 수 있도록 하는 것인데요. 보기만 가능하게 공유할 것인지, 댓글과 수정도 가능하게 할 것인지를 한번에 설정을 할 수 있습니다.
특정 사용자와만 공유하시려면 공유 설정 창 아랫부분의 초대할 사용자에 함께 공유하고자 하는 사람의 이메일을 적어서 ‘보내기’ 버튼을 눌러 주시면 됩니다.
공유가 완료된 화면입니다. 공유를 하고 나면, 소유자는 공유인의 권한 또한 소유자 / 수정 가능 / 댓글 작성 가능 / 보기 가능으로 수정이 가능합니다.
구글 드라이브와 구글닥스는 간편한 방법으로 문서를 다른 사람들과 웹상에서 쉽게 공유할 수 있는 수단입니다. 특히 학교에서 팀 과제를 하거나 직장에서 팀으로 업무를 수행하시는 분들께 적극 추천해 드리는 바입니다. 지금까지 올레 스마트 지니어스였습니다!
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